The case for Frugal Sheets ©  Fabian M. Suchanek
2 Paris-Saclay admitted the students without any digital infrastructure: • no software for managing grades  • no software for registering students • no software for managing courses => huge overhead in organizational work The Challenge of Infrastructure Research 47% Teaching 5% Co-resp. Mention Informatique 5% Other admini- strational tasks 15% Responsibility M2 26% My work emails sent in 2016: 50% organizational load
3 Our Proposal for IP Paris Put the infrastructure in place BEFORE admitting the students! But don’t we have Synapses?
4 How Synapses handled grades in 2017 Study Inspector Synapses System Diploma System Head of SOEIST school Lecturer sends Excel returns Excel adds course grades enters grades manually Jury of Master’s program computes final grade as average of grades Google Sheets Final grade entered manually Software bridge Head of Computer Science Field for veri‐ fication asks to verify sends corrections co‐ rrects PDF List Printing verifi‐ cation sends corrections Student manually prepares       transcript
5 How grades will be handled Study Inspector Synapses System Diploma System Head of SOEIST school Lecturer sends Excel returns Excel adds course grades enters grades manually Jury of Master’s program computes final grade as average of grades Google Sheets Final grade entered manually Software bridge Head of Computer Science Field for veri‐ fication asks to verify sends corrections co‐ rrects PDF List Printing verifi‐ cation sends corrections Student manually prepares       transcript Synapses will one day take care of this... ...but not of this (think IP Paris& shared programs with Paris-Saclay) 
6 What Synapses does not handle (Email exchanges about information needs for the Mention Informatique at Paris Saclay in 2017)
7 (Email exchanges about information needs for the Mention Informatique at Paris Saclay in 2017) The bulk of the administrational headache is not handled by Synapses — and will never be! What Synapses does not handle
8 Plus all the offline forms... ...that we use at the “meilleure école du numérique en France”: !!!
9 Plus all the offline forms... ...that we use at the “meilleure école du numérique en France”: It is not sufficient to have a vertical for each form — we need a general solution!
10 Our Proposal Provide a Google Sheet that (1) is hosted in France and (2) allows reading and writing rights for each cell. Example: Collecting lab grades for a course Each lecturer can write their column Each student can read their line This is not handled by Synapses This is not handled by Synapses
11 Our Proposal Provide a Google Sheet that (1) is hosted in France and (2) allows reading and writing rights for each cell. Example: List of M2 programs Only the responsible can update their line Everyone can read this information
12 Our Proposal Provide a Google Sheet that (1) is hosted in France and (2) allows reading and writing rights for each cell. Example: Research Missions Each researcher can read and write their line Only the n+1 can give their OK
13 Good news! We already implemented a fully functional prototype: Thanks to: • The PAF team • Julien Romero • Fabian Suchanek • Support from DSI This could be where Télécom ParisTech takes the lead in NewUni! But: The prototype needs extension, debugging, and maintenance. It also needs an extension to handle workflows!
14 See what we could gain: My email exchanges with study inspector in 2017 Information request Grade update Synapses Approve applicants Student following other (jury, rooms, housing) 50% are just updating/ requesting tabular information => FrugalSheets